Ewolucja narzędzi do pracy zdalnej – historia prawdziwa.

To był chyba rok 2003 – byłem na drugim roku studiów. Wyprowadziłem się od rodziców do mieszkania w Warszawie i właśnie podłączali mi stałe łącze. Nie pamiętam jego parametrów, ale pewnie dziś mój telefon ma lepsze.

Wraz z kilkoma znajomymi ze studiów prowadziliśmy Fundację, która wydawała portal „American Civilization Website”. Wtedy jeszcze tego nie wiedziałem, ale pracowaliśmy często zdalnie. Widywaliśmy się na uczelni i czasem na spotkaniach po – ale potem każdy miał jakaś część swojej pracy do wykonania i robił ją gdzie chciał – najczęściej u siebie w domu, bo laptopy nie były wtedy jeszcze jakoś specjalnie popularne. Nasze narzędzia do komunikacji w ówczesnym czasie, to e-mail oraz … gadu-gadu.

Nasz biznes się rozwijał, pozyskaliśmy dofinansowanie i pamiętam, że już w 2005 roku dorobiliśmy się laptopa oraz karty SIM umieszczanej w nim za pomocą modemu PCMCIA.

Zdarzało się, że nasi dziennikarze latali z prezydentem do USA i na pokładzie samolotu pisali teksty, które po wylądowaniu wysyłali mailem do „redakcji’ (która była „rozproszona”) i ta redakcja je publikowała na naszym portalu.

Około 2005 kupiłem sobie pierwszego palmtopa (taki smartfon, bez możliwości dzwonienia) i pamiętam jak na wakacjach łączyłem się z nim z telefonu za pomocą bluetooth aby sprawdzić maile, bo akurat dostałem SMS, że coś ważnego na mnie czeka.

W 2006 poszedłem do pracy „u kogoś” – za pieniądze a nie za „udziały i wizję przyszłej chwały”. Pamiętam jak kiedyś zadzwonił do mnie przełożony na telefon stacjonarny na moim biurku (nie miałem wtedy służbowej komórki) i spytał się „gdzie jesteś”? Dla przypomnienia – dzwonił na telefon stacjonarny w biurze… chyba był tam jakiś deficyt zaufania.

Pod koniec tego roku trafiłem do pracy do wrocławskiej firmy IT. Piętnaście lat temu pokonanie trasy z Wrocławia do Warszawy zajmowało około 5 godzin i szefostwo postanowiło zatrudnić kogoś do prowadzenia początku procesu sprzedaży na miejscu.

Finalną rozmowę rekrutacyjną odbyłem w McDonaldsie w Bełchatowie – akurat w połowie drogi między Warszawą a Wrocławiem. Otoczenie, znane raczej z rekrutacji do MLMów, zupełnie mi nie przeszkadzało – mój przyszły przełożony też czuł się tam swobodnie.

Zatrudniono mnie i aż do połowy 2009 roku pracowałem sobie z domu (albo mieszkałem w pracy). Mieszkałem wtedy w moim studenckim mieszkanku. Miałem do dyspozycji jeden pokój (niecałe 20m), w którym wydzieliłem sobie kącik komputerowy. Dowiedziałem się czym jest VPN – za jego pomocą łączyłem się z siecią firmową i miałem dostęp do zasobów takich jak FTP oraz zyskujący wtedy popularność MS SharePoint. Pozostałe narzędzia mojej pracy to e-mail, telefon służbowy komórkowy oraz regularne raporty w excellu, które mój szef zbierał ode mnie raz na jakiś czas. Raportowałem ilość wykonanych telefonów handlowych, ilość wysłanych ofert i odbytych spotkań. To pozwalało Grzegorzowi, który siedział w biurze 350 km ode mnie, na bieżąco śledzić postępy mojej pracy.

Chyba najważniejsze narzędzie jakie dostałem od mojego szefa to zaufanie, że będę wykonywał swoją prace. I ją wykonywałem. Choć miałem wiele rozpraszaczy – popołudniowe treningi w klanie Call Of Duty, pranie, zakupy etc. Owszem – nie było wtedy jeszcze głównego rozpraszacza – mediów społecznościowych (no dobra – dopiero się rodziły).

W latach 2009 – 2011 byłem akwizytorem. To była praca, którą trzeba było wykonać osobiście z klientem na żywo – mało rzeczy można było robić zdalnie. Choć nauczywszy się pracy zadaniowej zdarzało mi się odbywać sesje telefoniczne (umawianie spotkań handlowych) w … McDonaldsie ;P

Gdzieś w 2012 zostałem managerem w instytucji finansowej. Zarządzałem tworem, który dziś nazwalibyśmy „zespołem rozproszonym”. Kilkunastu doradców w Warszawie i kilku w innych miastach w Polsce. W branży finansowej było zdecydowanie mniej zaufania między managementem a pracownikami niż w IT – regularnie rozmawiałem przez telefon z zespołem, raz w tygodniu mieliśmy rozmowy tygodniowe i chyba co miesiąc (albo rzadziej) widywaliśmy się w Warszawie na spotkaniach na żywo. Pamiętam, że w naszym oddziale pojawił się wtedy sprzęt do wideokonferencji z którego korzystały inne oddziały. Pomyśleć, że za 9 lat narzędzia do videokonferencji będziemy nosili w swoich kieszeniach 😉

Oprócz telefonu i excella często korzystaliśmy z maili czy grup na Messengerze. Jeździliśmy po Polsce, mieliśmy kontakt ze sobą i co jakiś czas widywaliśmy się w centrali. Ha – pracowaliśmy hybrydowo – trochę w biurze trochę poza nim. Z tych czasów pozostało mi powiedzenie „Mobilem jest się całe życie”.

W tym samym korpo założyłem Mordor na Domaniewskiej. Fanpage z memami, które robiliśmy w różnych miejscach – tam gdzie mieliśmy komputer z dostępem do internetu. Dziś memy, animacje, filmy video możemy robić za pomocą telefonu w naszej kieszeni.

Mordor miał redakcję – poznaną i zrekturowaną online. Z częścią ludzi poznałem się na żywo, a jednego z moderatorów z samych początku serwisu znam tylko z Messengera na facebooku.

Mordor przerodził się z czasem w agencję Runaways (www.runaways.pl).

Pierwsze biuro – mój salon. Potem cowork. Potem podnajęliśmy biuro u znajomego, bo to był już czas na zatrudnienie pierwszego grafika. No bo jak zarządzać grafikiem, którego nie mam pod ręką? Z czasem okazało się, że można udzielać informacji zwrotnej na temat grafik za pomocą screenów, albo udostępnionego ekranu. Teraz są już specjalne narzędzia do tego.

Agencja się rozwijała i dosyć szybko zatrudniła pierwszych w pełni zdalnych pracowników.

Do zestawu narzędzi do pracy doszedł skype – z czasem – chyba około 2018 poznałem Zoom, który szybko zastąpił Skype, który nie był taki dobry do regularnej współpracy.

Aby sprawnie zarządzać pracą przerobiliśmy kilka aplikacji – CRM napisany przez zaprzyjaźnionego informatyka, Trello a z czasem przeszliśmy na Office 365 w ramach którego jest … MS Sharepoint – rozwiązanie, którego wdrożenia sprzedawałem kilkanaście lat wcześniej za dziesiątki tysięcy złotych – obecnie dostępne za kilkanaście złotych za użytkownika miesięcznie. Narzędzi pojawiało się coraz więcej i więcej – czasem trudno było nadążyć za nimi wszystkimi. No i ta konfuzja – jeden Klient udostępnia materiały na google drive, inny na FTP a jeszcze inny na OneDrive. Praca w tym modelu nauczyła mnie i moich współpracowników wielu narzędzi.

A skoro o współpracownikach mowa – niektórych z nich zobaczyłem pierwszy raz na żywo po prawie 2 latach współpracy.

Mimo iż od samego początku pracowaliśmy w modelu mieszanym (część ludzi w Warszawie a część w kraju), brakowało nam spotkań. Tak narodziła się idea „Kwartalników”.

Co 3 miesiące firma zapraszała pracowników do Warszawy do biura aby spotkać się na żywo. Bo wpatrując się w swoje awatary na teams widzieliśmy wyobrażenia o sobie – miło było je skonfrontować na żywo na spotkaniu – zobaczyć, jak ktoś wygląda, zachowuje się wśród innych pracowników.

I nagle przyszedł marzec 2020 roku.

Pół LinkedIn zadawało pytania „Jakie narzędzia do pracy zdalnej?”

Odbywały się zażarte dyskusję nad wyższością Asany nad Trello czy MS Planner. Nad wyższością Google Meet nad Zoomem, którego kurs akcji wystrzelił pod sufit (mimo wielu zastrzeżeń dotyczących prywatności danych). Nagle wszyscy musieli się szybko nauczyć obsługi tych narzędzi, które często nie były przygotowane na. taki napływ użytkowników. Infrastruktura IT też nie była gotowa na taki ruch…

Resztę historii już znasz drogi Czytelniku – bo też ją pewnie piszesz. Siedząc w domu przy kuchennym stole i łącząc się przez domowe WiFi z ważnym Klientem z innego kraju, albo kodując nową aplikacje na Filipinach – a może tak jak ja – czerpiąc z uroków zasięgu LTE na działce godzinę drogi od Warszawy.

A jakie było Twoje pierwsze narzędzie / aplikacja do pracy zdalnej którą pamiętasz?

Wigilia inna niż zwykle – garść pomysłów dla firm działających zdalnie.

W

Zaczął się grudzień. Jednym z najczęściej pojawiających się pytań na grupach HR-owych na Facebooku czy w postach na LinkedIn jest – „Jak zorganizować Wigilię pracowniczą w warunkach pandemii?”

Nawet prywatne Wigilie mają być ponoć ograniczone do 5 osób, a co dopiero, jeśli mamy 50, 500 czy 5000 pracowników? W jaki sposób zorganizować wydarzenie, które z jednej strony nie będzie kosztowało fortuny, a z drugiej pozwoli uczestnikom poczuć to, co najważniejsze – „ducha świąt” i „wspólnoty”.

Poniżej kilka z pomysłów, które zebrałem razem z moimi współpracownikami z Runaways Social Media & More (www.runaways.pl).

WideoWigilia – własnym sumptem lub z pomocą animatora

Przykład najprostszy i najtańszy. Lecz pamiętajmy, że ludzie są już znudzeni wideokonferencjami. Od ponad 9 miesięcy życie w firmach odbywa się na komunikatorach i w aplikacjach. Jeżeli chcemy, aby to spotkanie zostało zapamiętane jako dobre doświadczenie, a nie kolejny call do „odhaczenia”, to warto zadbać o animatora takiej Wigilii. Przykładowo można podzielić pracowników na małe zespoły, które mają do wspólnego rozwiązania szereg zagadek za pośrednictwem aplikacji kahoot czy mentimeter.

Rozwiązanie zaproponowane przez firmę Promoters z Lublina (https://promoters.pl/)

Wspólne malowanie – uwolnij kreatywność

Przez 1.5h uczestnicy samodzielne tworzą niepowtarzalne obrazy pod okiem i wg wskazówek doświadczonego artysty, a wszystkiemu towarzyszy rozrywkowy klimat. Organizator zadba o przygotowanie do spotkania online, jego poprowadzenie oraz o dostawę narzędzi malarskich do domu każdego z pracowników.

Rozwiązanie zaproponowane przez firmę CulinaryOn z Warszawy (https://culinaryon.pl/)

Integracja międzyfirmowa z elementem CSR

Ogólnopolska grywalizacja dla firm pn. #ZeroWasteChristmasEdition odbędzie się w terminie 14-22 grudnia. Na uczestników czeka 8-dniowe wyzwanie pełne merytorycznej wiedzy na temat życia w stylu Zero Waste. To tuzin wyzwań, ekologicznych zagadek i niebanalnych quizów, paczka ciekawostek i materiałów, zgłębiających temat ekologii oraz sposobów na ograniczanie marnotrawstwa. ️Uczestnicy mogą się także spodziewać zadań integrujących zespoły i najbliższą rodzinę. Co warto podkreślić całej inicjatywie towarzyszy cel charytatywny.

Rozwiązanie zaproponowane przez firmę Grywit z Gdańska (https://www.grywit.pl/)

Kilkudniowy event dla kilkuset osób, nie tylko na święta

Całość rozpoczyna rejestracja na przygotowanej specjalnie dla firmy stronie, gdzie uczestnicy dowiadują się na czym polega gra i jakie czekają ich nagrody. Po zapisaniu się do wyzwania, w panelu gracza codziennie o północy pojawia się 5 nowych zadań. Uczestnicy sami decydują, kiedy przyjąć kolejne wyzwanie. Treść ujawnia się dopiero po akceptacji zadania, a bezlitosny zegar zaczyna odliczanie – czas na realizację waha się pomiędzy minutą a nawet kilkoma godzinami.

Zawodnicy przez kilka kolejnych dni podejmują wyzwania, które wymagają kreatywności, nieszablonowego myślenia, minimalnej sprawności, a często sporej dawki poczucia humoru.

Na zakończenie Organizator przewiduje uroczysty finał, podczas którego uczestnicy mogą obejrzeć animację z przesłanych zdjęć, sprawdzając, jak do realizacji zadań przystąpili koledzy z pracy.

Rozwiązanie zaproponowane przez firmę Argentum Event z Wrocławia (https://www.argentum-event.pl/)

Wspólne kolędowanie na domowych instrumentach

Interaktywna zabawa oraz koncert kolęd na nartach, dzwonkach, dzwonach i innych instrumentach zimowych i świątecznych. Główną rolę gra oryginalny unikatowy instrument wykonany w 100% z nart, na którym artyści grają kolędy polskie i piosenki zimowo bożonarodzeniowe, amerykańskie i nie tylko.

W wersji online wszystkim uczestnikom animatorzy, Iza Kowalewska i Ryszard Bazarnik, pokazują i uczą, jak wykonać domowy instrument, przeprowadzą krótkie warsztaty gry i zaraz potem uczestnicy mogą w pełni muzykować nie tylko śpiewając, ale i grając kolędy.

Rozwiązanie zaproponowane przez firmę Its Communication z Rzeszowa (https://www.its-com.pl/)

Technika pop-up jako trening uważności – inżynieria papieru w akcji

Inżynieria papieru – technika pop-up to zaginanie i cięcie papieru, tworzące trójwymiarowe przestrzenne elementy, które można złożyć między dwiema kartkami. Efektem jest ruchoma ilustracja lub historia obrazkowa (książka), a w efekcie zrelaksowany uczestnik.

To program autorski rozwijający kreatywność, wzmacniający uwagę oraz uczący konsekwentnej realizacji projektu od pomysłu do efektu końcowego. Pomocny w treningu wytrwałości i cierpliwości w działaniu, pobudzający wyobraźnię do aktywności, wzmacniający nieszablonowe podejście do codziennych wyzwań poprzez analityczne podejście do projektu i stopniowe dążenie do uzyskania końcowego obrazu.

Rozwiązanie zaproponowane przez firmę Studio Mato (studiomato@gmail.com)

Spektakl teatralny online

Z jednej strony możliwość wsparcia artystów, a z drugiej – czy kiedykolwiek poszliście firmowodo teatru? Teraz możecie i to nie ruszając się z domu.

Pomysł zaczerpnięty z wpisu Marcina Sienkowskiego z Grupy OLX – opis w linku

Rozwiązanie zaproponowane przez Garnizon Sztuki (https://garnizonsztuki.org.pl/)

Warsztat z elementami Movement Thinking – tylko dla odważnych.

Niestandardowe warsztaty przepełnione energią na końcówkę tego trudnego roku, wprowadzające

świeże spojrzenie na role w zespole na nadchodzący rok. Hasło przewodnie: “Odklej zespół od krzesła i schematów”. To zestaw mikroaktywności, które wzmacniają energię, koncentrację, radość i zaangażowanie, wzbogacony o elementy neuronauki o tańcu i ruchu ciała. Na uczestników czekają m.in. proste koordynacje, które redukują stres i skutki długotrwałego siedzenia.

Rozwiązanie zaproponowane przez Justynę Jakubczyk (justyna.jakubczyk11@gmail.com)

Wirtualna kuchnia z wyjątkowymi gośćmi

Organizacja zaczyna się od dedykowanego zaproszenia od Gościa Specjalnego (znani Szefowie Kuchni pokroju Karola Okrasy) przygotowanego w firmowym brandingu klienta. Na każdym etapie realizacji wydarzenia komunikacja jest na najwyższym poziomie dzięki specjalnie zaprojektowanej aplikacji mobilnej.

Nowe doświadczenia – pracownicy otwierają się na nieznane dotąd połączenia smakowe, wspólna uczta online pozwala zdobyć nowe umiejętności i zapewnia wymianę doświadczeń z wybitnym Szefem Kuchni i pozostałymi uczestnikami.

Gotowanie angażuje wszystkie zmysły, a przygotowane specjalnie dla klienta menu odczarowuje nudne spotkania online. Do wyboru są takie motywy jak odporność czy zero waste – pyszna edukacja!

Rozwiązanie zaproponowane przez firmę Nu Horizons z Warszawy (https://www.nuhorizons.pl/).

Inaczej nie znaczy gorzej

Jest pewnie jeszcze co najmniej ze 100 innych pomysłów, w jaki sposób można spędzić wspólnie z naszymi współpracownikami ten wyjątkowy dzień. W tym roku Wigilia będzie inna nie tylko ze względu na jej „zdalność”. Obecna sytuacja, w której znaleźliśmy się wszyscy – niezależnie od naszego poziomu zaszeregowania w organizacji – jest nietypowa.

Wspominam Wigilie firmowe w latach kryzysu 2008/2009. Było inaczej, skromniej, z lekką nutką niepewności, ale czułem wtedy „wspólnotę” z moimi kolegami i koleżankami z pracy.

Dziś stoimy przed wyzwaniem, jak zorganizować Wigilię firmową (i całe życie społeczne w naszych firmach i zespołach) w sytuacji, w której zagrożone są same podstawy piramidy potrzeb Maslowa.

Brak alternatywnego tekstu dla tego zdjęcia

Tak, tak – nawet potrzeby fizjologiczne są zagrożone. Owszem – mamy, gdzie spać i jesteśmy względnie bezpieczni. Jednak wiele osób ma ostatnio problemy ze spokojnym snem czy zaburzenia odżywiania ze względu na stres i niepewność. Również brak ruchu nie pomaga nam się regenerować.

A COVID „zapukał” już do wielu firm i znam coraz więcej osób, które mają doświadczenia z przechodzenia tej okropnej choroby. Pewnie i w Twojej firmie już ktoś na to zachorował…

Drugi poziom – to potrzeby „Bezpieczeństwa”. Tu mieści się bezpieczeństwo naszego ciała, zatrudnienia, środków do życia czy naszego statusu majątkowego.

W 2020 r. te dwa podstawowe poziomy potrzeb są moim zdaniem ważniejsze niż potrzeby “przynależności (poziom 3) czy „uznania” (poziom 4).

Z mojego doświadczenia, to właśnie na nich skupiają się głównie osoby, poszukujące odpowiedzi na pytanie „jak zorganizować wspólny event zdalnie w taki sposób, aby ludzie czuli, że są razem”.

Moja sugestia jest taka – pomyślmy o Wigilii firmowej w inny sposób. Zastanówmy się, co i jak możemy zrobić dla naszych współpracowników, aby zapewnić im naprawdę „Zdrowe i bezpieczne święta”.

Moje pomysły:

· Zadbaj o zdrowie swoich pracowników – podnieś im pakiet medyczny albo „daj im pod choinkę” polisę na życie (wprowadziliśmy je w Runaways we wrześniu 2020 roku).

· Przygotuj (najlepiej zindywidualizowane) prezenty świąteczne dla każdego z pracowników. Dowiedz się czego pragną, czego potrzebują – może ktoś pracuje po 14 h przy komputerze, ale nie wyda 300 zł na ergonomiczną myszkę komputerową? Sposób na „zaanimowanie” zdalnej Wigilii pojawia się sam – każdy odpakowuje prezent i opowiada wszystkim, co dostał. Zindywidualizowane prezenty sprawią, że emocje będą sięgały zenitu ?.

· Przenieś budżet na „event”, który potrwa kilka godzin na coś, co zapewni wsparcie dla Twoich współpracowników – być może abonament na porady psychologiczne w firmie albo jakieś szkolenie z kompetencji miękkich, które teraz są niezwykle potrzebne

· I przede wszystkim pamiętaj, że po drugiej stronie kamerki na wideokonferencji znajduje się nie “pozycja w excelu”, ale “żywa osoba ze swoimi emocjami i obawami”.

Spójrz na te Święta z perspektywy pracowników i ich potrzeb, bo #MożnaInaczej.